Defina responsáveis e datas

Um prazo informa quando a entrega precisa estar pronta. A atribuição indica a participação no trabalho. Antes de preencher os campos, combine os responsáveis pela execução e pela revisão.

Atribua a atividade

Abra o seletor de responsáveis da tarefa e escolha o responsável previsto. Se os participantes do projeto usam mais de um responsável, explique na descrição qual parte cabe a cada participante. Para partes com entregas diferentes, considere subtarefas.

Registre as datas

Preencha a data de início quando ela ajudar a planejar a execução e o prazo de entrega conforme o combinado. Confira o horário e o fuso quando a atividade envolver participantes em fusos diferentes.

No exemplo da apresentação, a revisão precisa ocorrer antes do envio. Defina o prazo da revisão com tempo para corrigir o arquivo final.

Separe preparação, revisão e envio

Considere um exemplo de agenda: o envio da apresentação está combinado para sexta-feira, o rascunho precisa estar disponível na quarta e a revisão acontece na quinta. Essas datas descrevem entregas diferentes. Se todas as atividades vencerem na sexta, você perde a indicação de quando o revisor precisa receber o material.

Crie subtarefas quando essas partes precisarem de acompanhamento próprio. A tarefa principal pode guardar o prazo do envio, enquanto a redação e a revisão têm datas anteriores. Confira se os participantes concordam com esse intervalo antes de tratar o calendário como compromisso.

Registre uma mudança de prazo com o motivo

Um comentário como “Prazo atualizado” deixa a alteração pouco explicada. Para o exercício, registre: “A tabela de referência será entregue na quarta. O rascunho passa para quinta e a revisão precisa ser combinada antes de manter o envio de sexta.” O comentário mostra a dependência que mudou e a conversa que ainda falta.

Ao trabalhar com horários, informe também o fuso combinado para a entrega e confira como o campo aparece para o revisor. Uma data sem horário pode ser suficiente para estudo, mas não representa sozinha o compromisso de enviar um arquivo antes de uma reunião marcada.

Depois de ajustar o prazo, consulte a visualização do projeto. Verifique se as tarefas seguintes ainda têm tempo para execução e se alguma entrega ficou com data anterior ao material do qual depende.

Consulte dependências entre tarefas para representar essa sequência.