Entenda Workspace, Spaces, Folders e Lists

O Workspace reúne o ambiente de trabalho. Dentro dele, Spaces agrupam áreas, enquanto Lists reúnem tarefas. Folders podem organizar Lists de um mesmo projeto. A estrutura também pode incluir Subfolders, conforme a organização disponível no seu ambiente.

Desenhe um projeto pequeno

Para estudar, pense em um Space chamado “Estudos” e uma List chamada “Apresentação”. As tarefas de pesquisa, redação e revisão ficam nessa List. Um Folder pode agrupar as Lists de diferentes apresentações do mesmo projeto.

Evite criar níveis apenas para reproduzir um organograma. Antes de adicionar um nível, identifique quais atividades ele vai reunir e quais participantes precisam encontrá-las.

Compare duas formas de organizar uma campanha

Uma campanha pequena pode usar uma única List. Nela, você cria tarefas para a apresentação comercial, o artigo e o vídeo. Os status mostram o andamento, e cada tarefa guarda seus próprios arquivos. Essa organização facilita a consulta quando você quer ver todas as entregas juntas.

Uma campanha com produções recorrentes pode usar um Folder e Lists separadas para artigos, vídeos e apresentações. Essa divisão faz sentido quando cada conjunto tem um acompanhamento diferente. Antes de adotá-la, abra uma entrega de cada tipo e confira se o nome da List identifica os materiais que você espera encontrar.

Parte do exemplo	Local de organização	O que você encontra
Produção de conteúdo	Space	Os projetos dessa área.
Campanha de lançamento	Folder opcional	As Lists usadas na campanha.
Apresentações	List	As entregas desse tipo.
Preparar apresentação comercial	Tarefa	Descrição, prazo, arquivos e comentários.
Revisar os números dos slides	Subtarefa	Uma parte com acompanhamento próprio.

Os nomes são um exemplo de organização. Você pode usar uma estrutura menor e acrescentar níveis quando surgir uma necessidade concreta. Também confira o acesso de cada local antes de mover tarefas: proximidade na barra lateral não comprova que todos os participantes possam abrir os mesmos itens.

Localize uma tarefa

Abra uma tarefa existente e confira a List de origem. Depois encontre essa List pela navegação de Spaces. Com esse caminho, você identifica o projeto ao receber um link direto da tarefa.

Siga para a configuração inicial para preparar o exemplo.