Reaproveite tarefas com templates

Uma apresentação recorrente costuma repetir a estrutura: referências, redação, revisão e exportação. Um template pode guardar essa organização. Antes de criar o template, retire os nomes e datas da entrega anterior.

Prepare o modelo

Na tarefa de estudo, escreva instruções reutilizáveis. Confira subtarefas, checklist, anexos e campos. Nomes de clientes, links privados e comentários de uma entrega anterior precisam ser examinados antes de entrar no modelo.

O template pode guardar a sequência de pesquisa, redação e revisão. Os nomes do cliente, as referências e as datas pertencem a cada apresentação. No modelo, identifique os trechos que precisam ser preenchidos para que você perceba a ausência antes de começar.

Para o exercício, use um trecho como “Inclua o link da tabela de referência desta apresentação”. Essa instrução é mais útil que deixar o endereço de uma entrega anterior, que pode abrir normalmente e ainda assim fornecer números errados.

Crie e aplique

No menu da tarefa, abra Templates e escolha Save as Template. Defina o nome, o compartilhamento e os itens incluídos. Para o primeiro uso, aplique o modelo a uma tarefa de estudo vazia.

A aplicação de um template não deve ser tratada como uma alteração com desfazer garantido. Examine as opções antes de confirmar.

Teste o modelo com outro assunto

Aplique o template a uma tarefa de estudo sobre um tema diferente. Examine o que ainda menciona o projeto original: título de subtarefa, checklist, responsável, anexo ou texto da descrição. Essa leitura revela informações específicas que foram guardadas como se fossem parte permanente do processo.

Confira também quais itens foram incluídos nas opções de importação. Se o template trouxer campos que você não pretendia alterar, ajuste essas opções antes de aplicá-lo a uma tarefa preenchida. Use uma tarefa vazia para observar o resultado com mais facilidade.

Depois de corrigir o modelo, faça uma nova aplicação de teste. Atualizar o template e conferir a tarefa gerada são duas etapas do mesmo trabalho. Registre a mudança na descrição do modelo para facilitar sua escolha entre versões parecidas.

Confira a nova tarefa

Revise título, descrição, status, datas e responsáveis. Veja se itens da checklist vieram marcados e se os anexos ainda correspondem à nova atividade.

Quando as etapas da apresentação mudarem, atualize o template com cuidado e faça outro teste. Registre a alteração para que as próximas tarefas usem a orientação atual.