Receba solicitações com Forms

Uma solicitação de apresentação precisa informar assunto, público e prazo desejado. Um Form reúne essas respostas antes de iniciar a produção.

Prepare o destino

Escolha a List que receberá os envios. Confira os acessos às tarefas criadas e a atribuição da leitura inicial. O formulário precisa de um destino acompanhado pelos participantes do projeto.

Monte as perguntas

Crie um Form pela área de Forms ou pela barra de visualizações, conforme a interface disponível. Configure os campos e as opções oferecidas pelo seu plano. Peça apenas informações que serão usadas na execução.

No exemplo, inclua assunto, público, material de referência e data desejada. Explique o formato de cada resposta para evitar informações incompletas.

Escreva perguntas que orientem a resposta

“Descreva sua necessidade” deixa o preenchimento muito aberto. Para solicitar uma apresentação, separe o assunto, o público e o uso previsto. Você precisa entender se o material será apresentado em uma reunião, enviado para leitura ou usado como apoio comercial.

No exercício, a pergunta sobre referências pode solicitar o link do documento com os números atuais. A pergunta sobre prazo deve distinguir a data desejada da data já combinada. O envio do formulário ainda precisa ser lido antes de você assumir um compromisso de produção.

Pergunta do exercício	Resposta útil para começar
Qual assunto a apresentação deve explicar?	O andamento do projeto e a próxima entrega.
Qual é o público?	Clientes que já conhecem a proposta.
Onde estão os números atuais?	Link da tabela autorizada para consulta.
Quando o material será usado?	Data e horário da reunião, com fuso se necessário.

Envie um teste

Abra a prévia ou o link de compartilhamento do Form e envie respostas sobre a apresentação de estudo. Localize a tarefa criada e confira os valores, a descrição e a List.

Antes de divulgar, confirme o comportamento de acesso ao formulário e à tarefa resultante. Um formulário público não significa que todas as tarefas da List devam ficar públicas.

Leia a tarefa criada pelo formulário

Compare cada resposta enviada com o conteúdo da tarefa resultante. Confira se os links podem ser abertos e se o texto mantém a explicação fornecida. Um formulário que aceita o envio ainda pode produzir uma tarefa difícil de executar se as perguntas forem vagas.

Faça também um envio com uma referência ausente. Observe como você identifica essa falta e como solicita o complemento antes de encaminhar a produção.