Organize informações com campos personalizados

Um campo “Tipo de material” pode separar apresentações, artigos e vídeos. Esse campo permite filtrar a List. Já uma explicação longa sobre o público da apresentação continua mais adequada à descrição.

Escolha uma pergunta

Antes de criar o campo, escreva a consulta que ele deve permitir. “Quais apresentações aguardam revisão?” exige um tipo de material e um status. Criar vários campos com nomes parecidos pode dificultar essa consulta.

Defina valores que ajudem na consulta

Para o campo “Tipo de material”, você pode usar as opções “Apresentação”, “Artigo” e “Vídeo” no exercício. Um conjunto de opções facilita a comparação entre tarefas. Se cada tarefa usar um texto diferente, como “slides”, “apresentação comercial” e “material de reunião”, o filtro exato pode separar itens que você pretendia consultar juntos.

A descrição continua guardando as particularidades: público, assunto e arquivo esperado. O campo serve à pergunta que você quer fazer sobre várias tarefas. Antes de acrescentar outro campo, tente montar a consulta com os campos existentes e veja qual informação realmente falta.

Confira a herança

Campos podem vir de níveis superiores da hierarquia. Antes de criar outro campo, veja se o projeto já possui um equivalente. Uma subtarefa pode ter um valor próprio, mesmo quando compartilha a definição do campo.

Configure e preencha

Abra a área de Custom Fields da tarefa ou da List. Escolha um tipo adequado ao valor, como lista de opções, texto, data ou número, conforme os recursos disponíveis. Preencha duas tarefas de estudo com valores diferentes.

Faça um teste com valor vazio

Prepare três tarefas: uma apresentação, um artigo e uma tarefa sem tipo preenchido. Filtre por “Apresentação” e confira se apenas a tarefa correspondente aparece. Depois procure as tarefas sem preenchimento para identificar o trabalho que ficaria fora dessa consulta.

Um resultado vazio pode significar que não existe uma apresentação ou que o campo não foi preenchido. Abra algumas tarefas antes de interpretar o filtro como retrato completo do projeto. Quando o preenchimento fizer parte da rotina, registre essa orientação na criação das tarefas ou no template usado pelos participantes.

Confira também a origem do campo antes de editá-lo. Uma definição compartilhada com outras Lists merece revisão do alcance, pois a alteração pode afetar consultas além do exercício.